Der kaufmännische Bereich

Der kaufmännische Bereich der ILS gGmbH steuert die Verteilung der personellen und finanziellen Ressourcen nach den Vorgaben der Geschäftsführung auf administrativer Ebene und steht im ständigen Austausch mit allen anderen Bereichen des Instituts. Effizient strukturierte Abläufe tragen bei weitgehender Entbürokratisierung dazu bei, den Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen im Institut zu optimieren. Nach innen versteht sich der kaufmännische Bereich als Serviceeinrichtung, nach außen ist er für die Vertretung der finanziellen und rechtlichen Interessen sowie u.a. die Erfüllung der Rechnungslegungspflichten des ILS zuständig.

Die Mitarbeiterinnen unseres Personalteams sind Ansprechpartnerinnen für alle Personalangelegenheiten der Beschäftigten. Neben der Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegt ein Schwerpunkt der Arbeit auf der Personalgewinnung und –entwicklung. Zudem werden Themen wie Reisekostenabrechnungen sowie alle anderen Fragen rund um die Personalwirtschaft bearbeitet.

Unter Einsatz moderner Controllinginstrumente erfolgt im Finanzwesen die Planung und Umsetzung aller finanzrelevanten Maßnahmen. Die Aufgaben des Controllings reichen von der Kosten-Leistungs-Rechnung, der Projektbudgetierung und der Unterstützung bei der Kalkulation von Drittmittelprojekten bis zum internen Berichtswesen. Hauptaufgaben des Rechnungswesens sind die Buchführung, die Rechnungsstellung sowie der hochkomplexe Bereich der Verwaltung von Drittmittelprojekten und die Projektabrechnung.

Die für die Bearbeitung der Aufgaben erforderliche Infrastruktur auf der Ebene der Informationstechnik wird ebenfalls im kaufmännischen Bereich erbracht. Dies bedeutet die Betreuung aller Beschäftigten des ILS bei technischen Problemen. Die Pflege und Wartung des ILS-Netzwerks, der Telefonanlage und sonstiger technischer Geräte zählt ebenso zu den Aufgaben des IT-Teams wie die Bereitstellung von aktueller Hardware und Software.

Im Bereich Beschaffung werden ausgehend von den Bestellanforderungen der einzelnen Organisationseinheiten Angebote und Ausschreibungen bearbeitet sowie die Kontrolle über die Einhaltung der Liefertermine ausgeübt. Hauptaufgabe des Vertragsmanagements ist die Koordination, Organisation, Überwachung und Prüfung der Verträge und der Vertragsabwicklung.

Zum kaufmännischen Bereich gehört auch die institutseigene Bibliothek, die mit mehr als 45.000 Bänden und ca. 120 aktuellen Zeitschriften deutschlandweit zu den größten raumwissenschaftlichen Bibliotheken zählt. Die ILS-Bibliothek ist eine Präsenzbibliothek und im Rahmen der Öffnungszeiten auch für externe Besucherinnen und Besucher zugänglich. Darüber hinaus bietet die Bibliotheksleitung online, telefonisch und persönlich umfangreiche Service- und Beratungsleistungen.